Вернуться к обычному виду

Частинский муниципальный район
Пермского края

Официальный сайт

Свежие новости
Опрос
Меню сайта
Погода
Фотогалерея

Архивный отдел

Перечень законов, иных нормативно правовых актов, определяющих полномочия, задачи и функции 


УТВЕРЖДЕНО
Постановлением администрации
Частинского муниципального района
от 03.02.2014 № 28

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЧАСТИНСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПЕРМСКОГО КРАЯ

I.                   Общие положения 

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом о № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», Уставом Частинского муниципального района.

1.2. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и деятельности архивного отдела (далее – Отдел) администрации Частинского муниципального района, определяет его задачи, функции, права и ответственность.

1.3. Администрация Частинского муниципального района Пермского края (далее – Администрация) в целях проведения государственной политики в сфере архивного дела в муниципальном районе в соответствии с Законом Пермского края № 11-ПК от 06.03.2007 «Об архивном деле в Пермском крае» реализует полномочия:

по организации и содержанию Отдела Администрации;

по обеспечению хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления, сельских поселений, организаций, отнесённых к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

по обеспечению хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов государственной части Архивного Фонда Пермского края, находящихся на территории муниципального района и хранящихся в муниципальном архиве (далее – Архив);

по решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Пермского края, иных муниципальных образований.

1.4. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своём составе Отдел, не обладающий статусом юридического лица, выполняющий одновременно функции Архива.

Отдел самостоятельно решает вопросы управления, отнесённые к его ведению. Имеет свои бланки, штампы, печати для заверения архивных справок, выписок, копий архивных документов и других документов, предусмотренных правилами работы Отдела.

1.5. Отдел подотчётен главе Администрации и руководителю аппарата администрации в соответствии с распределением обязанностей.

Положение об Отделе утверждается постановлением Администрации. Должностные инструкции работников отдела утверждаются руководителем аппарата администрации района.

1.6. Отдел входит в систему архивных учреждений Пермского края, возглавляемую Агентством по делам архивов администрации Пермского края (далее – Агентство), взаимодействие с которым осуществляется на основе соглашения с Администрацией «О координации деятельности в сфере архивного дела».

1.7. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, региональными и локальными актами по вопросам архивного дела и делопроизводства, законами Пермского края, указами и распоряжениями губернатора Пермского края, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, Уставом муниципального района, постановлениями и распоряжениями Администрации, решениями Земского Собрания, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы, Агентства и настоящим Положением.

1.8. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих – работников Отдела, устанавливается главой Администрации из расчета 10 тыс. дел на 1 сотрудника.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счёт средств сметы Администрации.

В соответствии с Законом Пермского края № 74-ПК от 09.07.2007 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края» муниципальный район получает финансовые средства из регионального фонда компенсаций в виде субвенций.

1.10. Дополнительными источниками финансирования могут быть:

целевые средств из бюджета Пермского края (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальных районах).

1.11. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям, Администрация уведомляет Агентство и принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения). Оценка равноценности здания (помещения) проводится совместно с Агентством.


II.                Основные задачи 

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учёт документов Архива, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

комплектование Архива документами Архивного фонда Пермского края и другими архивными документами;

предоставление в установленном порядке учётных данных в Агентство;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечения физической сохранности документов;

подготовка, предоставление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве;

организация использования архивных документов.

 

III. Основные функции 

Основными функциями Отдела являются:

3.1. Управление архивным делом на территории муниципального района.

3.2. Обеспечение хранения:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального района и Пермского края;

архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, образовавшихся до момента создания муниципальных образований, организаций областного (краевого) и федерального подчинения;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района и др., входящих в негосударственную часть Архивного фонда Пермского края) на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального района;

печатных, аудиовизуальных, кино-фоно-видеодокументов, дополняющих фонда Отдела;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Архив хранит документы Архивного фонда Пермского края вечно.

3.3. Отдел может принимать на временное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий в Архиве, документы действующих муниципальных и государственных организаций и граждан на условиях договора или соглашения. Документы негосударственной части Архивного фонда Пермского края поступают на хранение в Архив в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности, либо по обоюдному соглашению на безвозмездной основе.

3.4. Комплектование Архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального района, в том числе:

составление списков организаций – источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с Агентством, систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного хранения в Архив;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве.

3.6. В установленном порядке организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций – источников комплектования Отдела и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других организаций на основании договоров с собственниками документов, относящихся к частной собственности, а также содействие территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в порядке реализации трехстороннего соглашения между Агентством, Отделом и территориальным органом в сохранении, комплектовании использовании их архивов, включая:

ведение учёта документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района;

рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном Агентством порядке – номенклатур дел организаций – источников комплектования Отдела;

рассмотрение и представление в Агентство, поступивших от организаций – источников комплектования Отдела, описей дел постоянного хранения и по личному составу;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования, документы которых подлежат приему в Архив;

изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработку и реализацию мероприятий по улучшению работы архивов организаций, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций.

3.7. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц;

организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публицистическая деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;

рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, приём граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.8. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела в соответствие действующему законодательству и контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами, архивного законодательства Российской Федерации и Пермского края.

 

IV. Полномочия 

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Агентства предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в их делопроизводстве; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии их архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Давать рекомендации по исполнению требований федерального и регионального архивного законодательства организациям, расположенным на территории муниципального района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального района, рекомендации по вопросам работы их архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых Агентством по делам архивов Пермского края.

4.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, мероприятиях, проводимых Администрацией и её структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.8. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.9. Своевременно доводить до главы администрации района и Агентства сведения по фактам нарушений архивного законодательства должностными лицами и лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, независимо от их формы собственности. Направлять в Агентство информацию для оформления предписаний по данным фактам.

4.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории муниципального района, независимо от форм собственности, Агентством, общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4.11. Выходить с предложениями к руководству Администрации о поощрении (наказании) работников Отдела.

4.12. При выполнении своих целей и задач Отдел обязан:

соблюдать требования законодательства;

обеспечить решение задач и выполнение функций, установленных настоящим Положением.

4.13. Осуществлять свою деятельность на основе текущих и перспективных планов.

4.14. Повышать профессиональный уровень работников Отдела.

4.15. Соблюдать установленные законодательством сроки при рассмотрении обращений граждан и организаций.

 

V. Организация работы 

5.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник замещает ведущую муниципальную должность муниципальной службы, специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

Начальник Отдела назначается и освобождается главой Администрации по представлению руководителя аппарата администрации района и согласованию с Агентством на основании Соглашения.

При смене начальника Отдела приём-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации, а также Агентства. Акт приёма-передачи утверждается Администрацией и представляется в Агентство.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. Организует деятельность Отдела и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.

5.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии Архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией и в установленном порядке – перед Агентством.

5.2.3. Представляет на согласование главе Администрации и руководителю аппарата администрации района кандидатуры на замещение вакантных должностей в Отделе.

5.2.4. Разрабатывает положение об отделе и должностные инструкции специалистов – муниципальных служащих и технических работников Отдела.

5.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы, Агентства на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учётом рекомендаций Агентства.

5.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется Администрацией в установленном порядке по согласованию с Агентством.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению – правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственное краевое учреждение «Государственный архив Пермского края» в установленном порядке.